Alquilar el espacio de trabajo, ¿una solución más asequible que abrir una oficina?

Tiempo de lectura: 6 minutos

Además de las complicaciones propias de nuestro negocio, a la hora de emprender tenemos que tener en cuenta una serie de gastos iniciales, especialmente si estamos pensando en invertir en un local propio en el que trabajar. ¿Compro o alquilo un local? ¿Trabajo desde casa? ¿Me traslado a un coworking?

Las oficinas, sean estas como sean, tienen gastos fijos y variables que es necesario repercutir. A menudo no los tenemos en cuenta al diseñar nuestro plan de negocio. Caemos en el error de minimizarlos, cuando en realidad son importantes. En este artículo nos planteamos comprar o alquilar el espacio de trabajo, y analizamos las opciones frente al coworking.

¿Qué necesitamos de la oficina en el día a día?

Antes de valorar qué oficina se adapta a nuestras necesidades es preciso saber cuáles son estas. No es lo mismo ser un trabajador autónomo que solo requiere una mesa para trabajar, que capitanear una empresa de diez personas que necesitan espacios donde reunirse y cierta privacidad a la hora de hacerlo. Por no decir un aseo con servicio de limpieza, un espacio para comer, etc.

Cada una de las necesidades mínimas que se listan más abajo debe ser cubierta de una forma diferente según el trabajo que realicemos y en función de la oficina por la que optemos:

  • Suministro de luz, internet y agua.
  • Sistema de climatización.
  • Necesidades de espacio.
  • Limpieza, seguros.

Un ejemplo de primer orden y en el que no solemos pensar: el aseo. ¿Vendrán clientes a mi oficina? Si es así, el aseo compartido del coworking ha de tener una higiene excelente. En caso de que teletrabajemos, seremos los responsables últimos de que todo esté impoluto. Si tenemos una oficina, tanto de compra como de alquiler, necesitamos saber quién se encargará de la tarea.

Cualquiera de las opciones supone un coste, pero la necesidad la determinará el cliente. Si no nos visita, tendremos más libertad en este punto; al igual que la tendremos en caso de teletrabajar en nuestra vivienda. Esta modalidad de oficina aporta ventajas, como la posibilidad de hacernos cargo del hogar y de los hijos. Como emprendedores, debemos determinar nuestras necesidades.

De cualquier manera, y en caso de igualdad de costes, en un coworking el gasto en servicios necesarios para trabajar será menor (los analizamos más adelante), pero también estaremos más limitados, especialmente si somos más de una persona. Para empresas o equipos alquilar un local suele ser una opción intermedia interesante. Veamos ventajas y desventajas una a una.

¿Elegir local en base a la climatización?

Ya hemos visto lo importante que es adaptar nuestro espacio de trabajo a nuestras necesidades: horario, temperatura máxima/mínima, servicios de limpieza, ancho de banda, seguros, etc. Una vez listadas, podemos desglosar su coste en cada tipología de oficina. Para ello, ponemos el ejemplo de la climatización.

El mero hecho de encender la calefacción en invierno o el aire acondicionado en verano cuesta dinero. Al igual que otros servicios, este se reparte en base al número de ocupantes del espacio. Por ejemplo, las familias numerosas gastan menos luz por persona. Veamos los pros y contras para cada tipo de oficina.

Coworking. No pagaremos más al encender la calefacción, sino que esta vendrá estipulada como término fijo en nuestro contrato. Ahorraremos en casa al evitar climatizar para uno solo.


Alquiler de oficina
. La opción más rentable si somos un equipo grande, ya que el coste de climatización repercute en un mayor número de trabajadores siempre que adecuemos el espacio a su número. Si somos muy pocos, hay opciones más asequibles de espacios de trabajo.

Teletrabajo. Gastaremos en base al uso directo, por lo que puede ser recomendable aislar un cuarto e incluir un sistema de calefacción local de tipo radiador eléctrico en lugar de climatización general. Resulta clave invertir en luces led e invertir en equipos de bajo consumo, puesto que abonaremos su gasto directo.

Esto son unas guías básicas. Si buscamos ahorrar es preciso realizar búsquedas de espacios de trabajo y diferentes ofertas para cada modalidad, y hacer una suma con todos los servicios para comparar y ver qué opción nos viene mejor.

Dividir o no dividir gastos fijos

A diferencia de la climatización, que incluye un término fijo y otro variable (más mantenimiento), el gasto de la conexión a internet suele ser fijo. Si trabajamos en casa este gasto puede compensarse con el ahorro con otras partidas, como el transporte.

Sin embargo, si trabajamos en una oficina, aunque la cuota de internet será más reducida al dividirse por el número de trabajadores, habrá más costes fijos que valorar, como la limpieza de los espacios comunes, los seguros, el uso de la red eléctrica, etc.

En cuanto a los espacios de coworking, aunque a veces puede dar la impresión de que su coste es elevado, esta opción puede salirnos asequible. En ciudades como Madrid el coste de los espacios de coworking ronda los 194 euros de media al mes, según la ‘Guía de espacios de coworking Madrid’. Los precios van desde los 85 euros para los puestos flexibles más asequibles, en los que te sientas donde veas un hueco, a los 400 euros de algún puesto fijo donde dejar fijo el ordenador. En caso de equipos de cuatro personas que requieran un espacio más grande, este asciende a 1.130 euros mensuales de media.

El coste de estos espacios de coworking es más alto que un alquiler en según qué zonas. Sin embargo, incluye ese abanico de servicios de los que hablábamos arriba: limpieza, conexión, electricidad, seguros, 24×7, climatización, asesorías, etc.

Flexibilidad, escalabilidad y coste de oportunidad

Construir una oficina en la vivienda encarece los costes fijos, pero aumenta el confort (léase trabajar en pijama), y también ayuda con algunas situaciones personales. Es una buena idea para una empresa unipersonal que no tiene pensado crecer o para quien valora poder descansar en cualquier momento. Sin embargo, puede no ser el mejor espacio de trabajo para emprender, salvo grupos muy reducidos. Además, el coste por persona es más alto que otra modalidad.

¿Qué espacio de trabajo nos viene mejor? Depende de cuáles sean nuestras necesidades básicas y algunas preferencias. Por ejemplo, ¿qué son 50 euros al mes más de gasto doméstico si con ello podemos teletrabajar a gusto? Ahora bien, si ponemos 500 sobre la mesa, la perspectiva cambia.

Además del confort hemos de tener en cuenta la escalabilidad. Si tenemos pensado crecer con nuestra marca (incorporar pronto nuevos candidatos a la plantilla), comprar un local o trabajar en casa de un empleado no será útil durante mucho tiempo; y sí un alquiler o el uso de un coworking escalable. La idea es no limitar la empresa al tamaño disponible, o no tener que seccionarla en varias oficinas, si es posible.

Del lado de los gastos debemos tener en cuenta el criterio antes mencionado para elegir sitios con altos costes fijos en el caso de empresas con muchos trabajadores. Así esos gastos se repercutirán entre más personas.

La mayoría de espacios de coworking tiene la opción de alquilar cierto número de puestos de trabajo. Si somos pocos trabajadores, nos conviene para evitar los gastos fijos domésticos o de alquiler de un local propio.

Sin embargo, llegado a un número de trabajadores, nos compensa alquilar una oficina porque seremos capaces de repercutir los gastos fijos entre más trabajadores. Podremos dimensionarla a los puestos fijos que haya y, a diferencia de las empresas de coworking, nosotros no necesitamos imputar un beneficio sobre el uso del espacio.

Esta escalabilidad tiene en cuenta el coste de no hacer nada o de quedarnos quietos (sin crecer) en una oficina pequeña solo porque no quepan más sillas. Aunque el precio de algunos espacios de coworking nos resulte elevado, el coste de no realizar una inversión podría ser aún mayor.

Imágenes | Nastuh Abootalebi, Grovemade, Studio Republic, Venveo, Alex Kotliarskyi

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