Cómo planear una mudanza de oficina en plena pandemia

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Un cambio de oficina es un proceso que requiere de una cuidada planificación. Son muchos los factores a tener en cuenta, como el tipo de actividad de la organización, el perfil de los trabajadores y la cultura de empresa que se quiere fomentar. 

Además, la seguridad y el bienestar de los empleados, o la sostenibilidad de sus instalaciones son variables que desde hace unos años han adquirido mayor importancia en el diseño de estos espacios. 

Junto a estos factores, es conveniente que asumamos el traslado como una oportunidad para preparar la oficina ante nuevas necesidades y corregir errores que se hayan detectado hasta ahora.

Capacidad de reacción

La situación provocada por la pandemia del coronavirus ha obligado a repensar los espacios y a tomar en consideración aspectos que nunca antes se habían valorado. La incorporación de medidas higiénico sanitarias que prevengan la expansión de la covid-19, junto a la recomendación de fomentar el teletrabajo para reducir los contactos, ha modificado la concepción que se tenía de la oficina, y que ha variado durante las últimas décadas. Los lugares de trabajo no son solo el sitio al que se va a desempeñar una labor productiva, también han de fomentar la creatividad.

En Sareb llevan más de un año trabajando en ello. Su previsión era cambiar de edificio durante el verano de 2020 y doce meses antes empezaron a planificar la mudanza. La nueva sede, ubicada en el barrio de Mirasierra, en el noroeste de Madrid, debía responder a las necesidades de los actuales modos y metodologías de trabajo. Además de ser un inmueble sostenible, energéticamente eficiente y respaldado por la certificación BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Methodology).

El edificio finalmente elegido por la sociedad de gestión de activos inmobiliarios para su nueva sede es de su propiedad y ha necesitado una reforma que empezó a planificarse de manera efectiva a finales de 2019. “La declaración del estado de alarma pilló al proyecto en una fase de definición, es decir, estábamos trabajando en los documentos técnicos, por lo que tuvimos capacidad para realizar algunas modificaciones”, cuenta David Buigues, responsable de Servicios Inmobiliarios en Sareb.

“En lo que sí nos ha afectado la pandemia es en las decisiones a adoptar en la fase de ejecución de obra y en la mudanza. El plan inicial era realizar el traslado en dos tiempos: uno anterior al verano y otro posterior. Sin embargo, la incertidumbre ante la entrega de determinados materiales y suministros, y las dificultades para la ejecución final de las obras, hizo que tomáramos la decisión de mudarnos a nuestra sede en el mes de septiembre para, finalmente, estar instalados en octubre”, explica Buigues.

Un espacio más seguro y abierto

Para las obras del edificio se ha tenido en cuenta la nueva forma de trabajo conocida como activity based working, basada en la organización y el aumento de la eficiencia. Esta tendencia busca crear el mejor ambiente para cada tipo de trabajo que se desempeña como un elemento crucial para el crecimiento de cualquier empresa. Además, pretende fomentar el trabajo en equipo entre los miembros de la organización. No hay lugares de trabajo fijos o predeterminados para cada empleado, consiguiendo así la motivación y cooperación entre varios departamentos.

 “En la nueva sede contamos con 340 puestos de trabajo flexibles, entre individuales y colaborativos. Para su diseño hemos seguido el modelo ‘open space’ e incorporado espacios con un carácter más informal”, describe Buigues. “No hay despachos ni mesas asignadas. Los empleados se instalarán por ‘barrios’ o áreas preasignadas”. Estas mesas no están personalizadas ni tienen un ordenador fijo, solo cuenta con  lo necesario: conexión a internet y una pantalla. El teclado y el ratón lo tendrá cada colaborador en una taquilla propia, donde además podrá guardar sus enseres personales. Lo que posibilitará la correcta limpieza e higienización de los puestos de trabajo.

El edificio se ha diseñado para permitir el máximo distanciamiento entre las personas adecuándose a la actual situación sanitaria. “Para asegurar la salud y el bienestar de los trabajador también hemos incorporado otras medidas como la toma de temperatura en el acceso al edificio, señalización de recorridos y puntos de entrada y salida, dotación de dispensadores de hidrogel de uso personal y también en zonas compartidas, mejor ventilación, incremento de la limpieza, etc.”, enumera el responsable de Servicios Inmobiliarios en Sareb.

Plantear un cambio de oficinas y realizar una mudanza siempre entraña dificultad. En tiempos de covid-19 la complejidad es mayor, pero también puede ser la mejor oportunidad para adecuar ese nuevo espacio con medidas que frenen la propagación del virus en el lugar de trabajo.

Imagen: iStock/LightFieldStudios

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